Jakmile úředník orgánu státní výkonné moci odešle datovou zprávu do příslušné datové schránky, objeví se tam teoreticky během několika minut. Doba putování zprávy po síti jakožto datového balíčku informací však nehraje žádnou roli. Za rozhodující okamžik doručení zprávy majiteli schránky se považuje přesný čas, kdy se do schránky přihlásí tzv. Oprávněná osoba. Tou nazýváme samotného majitele schránky. V praxi to funguje tak, že všechny zprávy, které se ve schránce nachází jako nově příchozí, jsou do doby, než se do schránky přihlásí její vlastník, považovány za tzv. dodané. Dodané, ale nedoručené. V tom je rozdíl. Paradox této situace tkví v tom, že jakmile se vlastník (Oprávněná osoba) do schránky přihlásí, automaticky se VŠECHNY dodané zprávy generují na doručené, tedy i tehdy, když je vlastník schránky vůbec nečetl.
Kdy je zpráva v datové schránce považována za přečtenou?
Odlišná situace je v případě čtení zpráv tzv. Pověřenou osobou. Tu vlastník schránky musí předem pověřit příslušnými právy, a pokud má Pověřená osoba oprávnění číst zprávy, nejen listovat v seznamu zpráv, po jejím přihlášení se označí za doručené pouze ty, které nejsou určeny do vlastních rukou majitele schránky. To by nastalo jen v případě, že by měla pověřená osoba nastaven i tento rozsah čtení zpráv. Jestliže ovšem má Pověřená osoba nastavena práva jen pro listování v seznamu zpráv a nesmí žádnou z nich číst, nebo má nastavena práva jen pro vyhledávání cizích datových schránek, její pouhé přihlášení do datové schránky nezpůsobí generování dodaných zpráv na doručené.
Zprávy, které se v datové schránce objeví ve chvíli, kdy je Oprávněná nebo Pověřená osoba již do systému přihlášena a listuje v seznamu zpráv (pokud má zároveň práva na čtení zpráv), tyto nové zprávy jsou automaticky označeny jako doručené, i když nebyly přečteny.